Información Necesaria para Comenzar la Implementación

Reunir estos documentos e información antes de tu consulta inicial nos ayuda a entender tu negocio rápidamente y proporcionar recomendaciones precisas. No necesitas tener todo perfectamente organizado - trabajamos con cualquier formato que uses actualmente.

Información del Negocio

Detalles de Registro de la Empresa

• Razón social y nombre comercial si es diferente
• RFC (Registro Federal de Contribuyentes)
• Dirección del negocio y cualquier ubicación adicional
• Tipo de entidad empresarial (persona física, sociedad, corporación)
• Clasificación de industria o sector empresarial

Resumen de Operaciones Actuales

• Descripción de productos o servicios que vendes
• Número aproximado de transacciones por día o mes
• Número de empleados que usarán el sistema
• Horario comercial y calendario de operaciones
• Patrones estacionales o períodos de alta actividad

Información de Productos y Servicios

Catálogo de Productos

Proporciona tu lista actual de productos en cualquier formato que la tengas. Esto podría ser una hoja de cálculo, entradas de cuaderno o incluso listas escritas a mano. Incluye:

• Nombres y descripciones de productos
• Códigos de producto o SKU si los usas
• Precios de venta (incluyendo variaciones de precio por tipo de cliente)
• Costos de compra para calcular márgenes de ganancia
• Categorías o agrupaciones de productos
• Unidades de medida (piezas, kilogramos, litros, etc.)
• Variaciones como tallas, colores o sabores si aplica

Oferta de Servicios

Para negocios de servicios, documenta:

• Descripciones y nombres de servicios
• Precios de servicios y cualquier paquete especial
• Duración típica del servicio o tiempo de finalización
• Materiales o suministros usados en la prestación del servicio
• Miembros del personal que realizan cada servicio

Información de Inventario

Niveles de Existencias Actuales

• Cantidad actual disponible para cada producto
• Ubicaciones de almacenamiento si tienes múltiples bodegas o áreas
• Niveles mínimos de existencias antes de reordenar
• Cantidades de pedido preferidas para cada producto
• Productos que son estacionales o descontinuados

Información de Proveedores

• Nombres y datos de contacto de proveedores
• Qué productos compras de cada proveedor
• Tiempos de entrega típicos
• Requisitos de pedido mínimo
• Términos de pago de proveedores

Información de Clientes

Base de Datos de Clientes

Si rastreas información de clientes, proporciona:

• Nombres de clientes (nombres de empresa y persona de contacto)
• Números de teléfono y direcciones de correo electrónico
• Direcciones físicas para entrega si aplica
• Números de identificación fiscal para facturación
• Categorías o tipos de clientes si los usas
• Arreglos especiales de precios o descuentos

Clientes a Crédito

Para clientes que compran a crédito:

• Límites de crédito para cada cliente
• Términos de pago (días para pagar, cargos por interés si aplica)
• Saldos pendientes actuales adeudados
• Historial de confiabilidad de pagos
• Cualquier cliente actualmente en espera o restringido

Registros de Ventas y Transacciones

Datos Históricos de Ventas

Trae ejemplos de tu seguimiento actual de ventas, tales como:

• Cuadernos o libros de ventas
• Hojas de cálculo rastreando ventas diarias
• Talonarios de recibos o copias de facturas
• Registros de depósitos bancarios
• Cintas de caja registradora si usas una

Patrones de Transacciones

Ayúdanos a entender tus transacciones típicas:

• Tamaño promedio de transacción
• Porcentaje de ventas en efectivo versus tarjeta de crédito
• Cuántos clientes compran a cuenta versus pago inmediato
• Si ofreces apartados o planes de pago
• Frecuencia de devoluciones y reembolsos

Sistemas y Herramientas Actuales

Software o Herramientas Existentes

• Cualquier software que uses actualmente para ventas, inventario o contabilidad
• Plantillas de hojas de cálculo que hayas creado
• Hardware de punto de venta como cajas registradoras o lectores de tarjetas
• Escáneres de código de barras o impresoras de etiquetas
• Impresoras de tickets o facturas

Entorno Técnico

• Número y tipo de computadoras o tablets disponibles
• Tipo y confiabilidad de conexión a internet
• Dispositivos móviles usados para el negocio
• Herramientas actuales de correo electrónico y comunicación
• Cualquier soporte de TI o asistencia técnica que tengas

Información de Personal y Usuarios

Miembros del Equipo

• Nombres y roles de empleados que usarán el sistema
• Responsabilidades actuales de cada persona
• Nivel de comodidad técnica y experiencia con computadoras
• Idiomas hablados (para selección de interfaz de software)
• Horarios de trabajo y disponibilidad para capacitación

Requisitos de Acceso

• Quién necesita procesar transacciones de venta
• Quién maneja inventario y pedidos
• Quién gestiona cuentas de clientes y cobranza
• Quién necesita ver reportes y datos del negocio
• Cualquier restricción sobre lo que ciertos empleados deben acceder

Información Financiera y Fiscal

Configuración Fiscal

• Tasas de IVA que cobras en diferentes productos
• Productos o servicios que están exentos de impuestos
• IEPS (impuesto especial) si aplica a tus productos
• Requisitos de retención de impuestos para ciertos clientes
• Esquema de numeración de facturas que usas actualmente

Métodos de Pago

• Cuentas bancarias usadas para depósitos del negocio
• Arreglos de procesamiento de tarjetas de crédito
• Métodos de pago digital que aceptas (transferencias, aplicaciones)
• Procedimientos de manejo de efectivo
• Políticas de aceptación de cheques si aplica

Metas y Prioridades del Negocio

Lo que Deseas Lograr

Ayúdanos a entender tus prioridades:

• Problemas específicos que deseas resolver
• Información que desearías poder ver pero actualmente no puedes
• Tareas que consumen tiempo que deseas eliminar o reducir
• Decisiones que son difíciles sin mejores datos
• Planes de crecimiento que requieren mejores sistemas

Cronograma y Presupuesto

• Cuándo deseas que el sistema esté operativo
• Presupuesto disponible para suscripciones de software
• Presupuesto para servicios de implementación y capacitación
• Cualquier evento o fecha límite próxima que impulse el cronograma
• Flexibilidad para implementación por fases si es necesario

Formato y Organización

No te preocupes por tener todo en formato perfecto. Trabajamos con información en cualquier estado que la tengas actualmente:

• Los cuadernos escritos a mano están bien
• Las hojas de cálculo en cualquier formato funcionan
• Las fotos de documentos son aceptables
• Información parcial es mejor que esperar datos completos
• Ayudamos a organizar y estructurar información durante la implementación

Qué Sigue

Después de que proporciones esta información:

1. Revisamos tus documentos y preparamos preguntas
2. Agendamos una consulta inicial para discutir tus necesidades
3. Recomendamos sistemas de software específicos y explicamos por qué
4. Proporcionamos una propuesta escrita con cronograma y costos
5. Con la aprobación, comenzamos la implementación